Rekisteri- ja tietosuojaseloste

Tämä on Vva ry:n henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 06.06.2019. Viimeisin päivitys 20.8.2026.

Vva ry suojaa rekisteröityjen yksityisyyttä ja noudattaa kaikessa henkilötietojen käsittelyssä EU:n yleisestä tietosuoja-asetusta (2016/679) (”tietosuoja-asetus”) ja yksityisyyden suojasta työelämässä annettua lakia (759/2004, muutoksineen) sekä muuta soveltuvaa lainsäädäntöä ja hyvää tietojenkäsittelytapaa.

1. Rekisterinpitäjä
Vailla vakinaista asuntoa ry (Vva ry)
Opastinsilta 8 B
00520 Helsinki
044 704 4310
toimisto@vvary.fi

2. Tietosuojavastaava
Vlada Petrovskaja
Opastinsilta 8 B
00520 Helsinki
tietosuoja@vvary.fi

3. Rekisterin ylläpidon yhteyshenkilöt

4. Rekisterin nimi

  • Jäsenrekisteri

  • Henkilöstöhallinnon rekisteri

  • Asiakasrekisterit sosiaalihuollon palvelun tuottamiseksi

  • Vuokranantajan tiedot vuokralaisista

  • Uutiskirjeen tilaajarekisteri

  • Asukki-lehden tilaajarekisteri

  • Lahjoittajarekisteri

  • Yökeskus Kalkkersin kävijärekisteri

  • Yksilöohjaus ja tuki kävijärekisteri

  • Vepan kameravalvontarekisteri

  • NOAT-hankkeen asiakasrekisteri

  • COMHOM-hanke: tietoja päivitetään

  • Tupa-tilapäismajoitusyksikön kameravalvontarekisteri

5. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on rekisterinpitäjän oikeutettu etu. Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste lakisääteiseen velvoitteeseen, oikeutettuun etuun ja suostumukseen seuraavasti:

  • Jäsenrekisteri: lakisääteinen velvoite jäsenrekisterin pitämiseen, oikeutettu etu jäsenistön kokouskutsuihin ja muuhun jäsenviestintään, sekä Asukki-lehden lähettämiseen. Jäsenrekisteri tallennetaan Clara-jäsenrekisterijärjestelmään, jota käytetään jäsenyyksien hallintaan.

  • Henkilöstöhallinnon rekisteri: lakisääteinen velvoite

  • Asiakasrekisterit sosiaalihuollon palvelun tuottamiseksi: lakisääteinen velvoite

  • Vuokranantajan tiedot vuokralaisista: lainmääräämä velvoite

  • Uutiskirjeen tilaajarekisteri: suostumus uutiskirjeen ja muun yhdistyksen sähköpostiviestinnän vastaanottamiseen, oikeutettu etu

  • Asukki-lehden tilaajarekisteri: oikeutettu etu Asukki-lehden lähettämiseen ja lehteä koskevien tiedotteiden vastaanottamiseen

  • Lahjoittajarekisteri: suostumus yhdistyksen viestinnän vastaanottamiseen.

  • Yökeskus Kalkkersin kävijärekisteri: suullinen suostumus. Henkilötiedot anonymisoidaan ja käytetään organisaation raportoinnissa ja viestinnässä. Rekisteri säilytetään yhdistyksen hallinnoimilla, salasanasuojatuilla Excel-tiedostoilla, joihin pääsy on rajattu tehtäviensä perusteella tietoja tarvitseville henkilöille.

  • Yksilöohjauksen ja tuen kävijärekisteri: suullinen suostumus. Henkilötiedot anonymisoidaan ja käytetään organisaation raportoinnissa ja viestinnässä. Rekisteri säilytetään yhdistyksen hallinnoimilla, salasanasuojatuilla Excel-tiedostoilla, joihin pääsy on rajattu tehtäviensä perusteella tietoja tarvitseville henkilöille.

  • Vepan kameravalvontarekisteri: työntekijöiden henkilökohtaisen turvallisuuden varmistaminen, Vva ry:n omaisuuden ja kiinteistön suojaaminen, Vepan kävijöiden henkilökohtaisen turvallisuuden varmistaminen ja omaisuuden suojaaminen. Työntekijöihin, kävijöihin sekä omaisuuteen ja kiinteistöön kohdistuvien vaara- ja uhkatilanteiden ja rikosten ennaltaehkäiseminen sekä niiden selvittäminen.

  • NOAT-hankkeen asiakasrekisteri: suullinen suostumus. Henkilötiedot anonymisoidaan ja käytetään organisaation raportoinnissa ja viestinnässä. Rekisteri säilytetään yhdistyksen hallinnoimilla, salasanasuojatuilla Excel-tiedostoilla, joihin pääsy on rajattu tehtäviensä perusteella tietoja tarvitseville henkilöille.

  • Vapaaehtoistoiminnan rekisteri: suullinen suostumus. Henkilötiedot anonymisoidaan ja käytetään organisaation raportoinnissa ja viestinnässä. Rekisteri säilytetään yhdistyksen hallinnoimilla, salasanasuojatuilla Excel-tiedostoilla, joihin pääsy on rajattu tehtäviensä perusteella tietoja tarvitseville henkilöille.

  • Tupa-tilapäismajoitusyksikön kameravalvontarekisteri: työntekijöiden henkilökohtaisen turvallisuuden varmistaminen, Vva ry:n omaisuuden ja kiinteistön sekä kiinteistön piha-alueen suojaaminen, Tuvan majoittujien henkilökohtaisen turvallisuuden varmistaminen ja omaisuuden suojaaminen. Työntekijöihin, majoittujiin sekä omaisuuteen ja kiinteistöön kohdistuvien vaara- ja uhkatilanteiden ja rikosten ennaltaehkäiseminen sekä niiden selvittäminen.

Yhdistys ei luovuta henkilötietoja kolmansille osapuolille ilman henkilön suostumusta, ellei sopimuksen täytäntöönpano edellytä sitä tai kyseessä ole lain määräämä velvoite. Hätätilanteessa Vva ry voi joutua luovuttamaan rekisteröidyn henkilötietoja hänen henkensä ja terveytensä sekä omaisuutensa suojaamiseksi.

6. Rekisterin tietosisältö

  • Jäsenrekisteri: nimi, yhteystiedot, jäsenyyden status

  • Henkilöstöhallinnon rekisteri: nimi, hetu, yhteystiedot, pankkitilitiedot, koulutus, tehtävänimike, työhakemus, sairaslomatodistukset, työsuhteen aikana tarvittavat ja kerätyt tiedot koskien työsuhdetta, yhdistyksen luottamushenkilöiden eli hallituksen yhteystiedot, nimi ja hetu

  • Asiakasrekisteri sosiaalihuollon palvelun toteuttamiseksi: nimi, hetu, palvelun suunnitelman tiedot, terveystiedot, tietoja henkilön sosiaalisesta tilanteesta, asumiseen liittyvä seurantatieto

  • Vuokranmaksurekisteri: nimi, hetu, vuokranmaksusopimusten tiedot, vuokranmaksuun liittyvät tiedot

  • Uutiskirje: sähköpostiosoite ja mahdollinen taustaorganisaatio

  • Asukki-lehden tilaajarekisteri: nimi ja yhteystiedot

  • Lahjoittajarekisteri: nimi ja yhteystiedot, joissain tapauksissa myös lahjoittajan tilinumero ja pankki.

  • Yökeskus Kalkkersin kävijärekisteri: nimi, ikä, sukupuoli, asuinpaikkakunta, asumismuoto, asiointikerrat, toimeentulo, asioinnin tarkoitus 

  • Yksilöohjauksen ja tuen kävijärekisteri: nimi, ikä, sukupuoli, kansalaisuus, toimeentulo, oleskelu- tai asuinpaikkakunta, asumismuoto, asiointikerrat, toimeentulo, asioinnin tarkoitus, tarvittaessa ja kävijän suostumuksella myös tietoja henkilön sosiaalisesta tilanteesta, terveystietoja

  • Vepan kameravalvontarekisteri: tieto muodostuu Vepan kameroiden digitaalisista kuvatallenteista, joihin tallentuu valvonta-alueella olevat henkilöt, valvonta-alue, päivämäärä ja kellonaika.

  • NOAT-hankkeen asiakasrekisteri: nimi, ikä, sukupuoli, asuinpaikkakunta, asumismuoto, asiointikerrat, tietoja henkilön sosiaalisesta tilanteesta, terveystietoja, asioinnin tarkoitus

  • Vapaaehtoistoiminnan rekisteri: nimi, ikä, sukupuoli, yhteystiedot

  • Tupa-tilapäismajoitusyksikön kameravalvontarekisteri: tieto muodostuu Tuvan kameroiden digitaalisista kuvatallenteista, joihin tallentuu valvonta-alueella olevat henkilöt, valvonta-alue, päivämäärä ja kellonaika.

7. Säännönmukaiset tietolähteet

  • Jäsenrekisteriin henkilöt luovuttavat tiedot hakiessaan yhdistyksen jäseneksi.

  • Henkilöstöhallinnon rekisteriin tietoja kertyy rekisterinpitäjän omassa toiminnassa sekä lain säädösten kautta. Säännönmukaiset tietolähteet: Henkilö itse, tilitoimisto, ulosottovirastot, verohallinto, työterveyshuolto.

  • Asiakasrekisterit sosiaalihuollon palvelun tuottamiseksi tietolähteenä Helsingin kaupungin sosiaali- ja terveysvirasto, työntekijät, asukkaat itse.

  • Vuokranmaksurekisterissä tilitoimisto ja Helsingin kaupungin tilakeskus.

  • Asukki-lehden tilaajarekisterin tietolähde on henkilö itse.

  • Lahjoittajarekisterin tietolähde on henkilö itse. muodostuu Squarespace-verkkosivualustan kautta tehtyjen lahjoitusten myötä, tekstiviestilahjoitusten myötä, lahjoittajan tekemien MobilePay-lahjoitusten yhteydessä, yhdistyksen pankkitilille tehtyjen lahjoitusten yhteydessä saatavista maksutiedoista, yhdistyksen ja lahjoittajan välisen yhteydenpidon yhteydessä.

  • Uutiskirjeen tilaajarekisterissä tietolähde on tilaaja itse tai yhdistyksen työntekijät, joiden tietojen perusteella rekisteriin voidaan lisätä henkilöitä, joiden työn kannalta kirjeen tiedot ovat keskeisiä.

  • Yökeskus Kalkkersin kävijärekisterin tietolähde on henkilö itse.

  • Yksilöohjauksen ja tuen kävijärekisterin tietolähde on henkilö itse.

  • Vepan kameravalvontarekisterin tietolähde on valvontakameran reaaliaikainen videomateriaali sekä tallenne.

  • NOAT-hankkeen asiakasrekisterin tietolähde on henkilö itse.

  • Vapaaehtoistoiminnan rekisterin tietolähde on henkilö itse.

  • Tupa-tilapäismajoitusyksikön kameravalvontarekisterin tietolähde on valvontakameran reaaliaikainen videomateriaali sekä tallenne.

8. Ryhmät, joille henkilötietoja luovutetaan tai on luovutettu

  • Jäsenrekisteri: Jäseniä laskutetaan kerran vuodessa. Jäsenet saavat postissa Asukki-lehden ja jäsenten yhteystiedot luovutetaan painopaikkaan lehden postittamiseksi. Luovuttamisen perusteena on oikeutettu etu. Jäsenetuna jäsenet saavat Vva ry:n uutiskirjeen ja heidän sähköpostit luovutetaan Vva ry:n viestintäpäällikölle uutiskirjeen lähettämistä varten.

  • Henkilöstöhallinnon rekisteri: Työsuhde- ja palkanmaksuun liittyvät tiedot luovutetaan henkilöille itselleen, verohallinnolle, ulosottoviranomaisille, Kansaneläkelaitokselle, tilitoimistolle, työeläkeyhtiölle, työterveyshuollolle, vakuutusyhtiölle. Luovuttamisen perusteena on lain säännös.

  • Asumispalvelutoiminnan asiakasrekisteri: Tietoja luovutetaan ostopalvelusopimuksessa mainituille tahoille. Luovutus perustuu lain säännökseen sekä joissain tapauksissa henkilön omaan suostumukseen.

  • Vuokranmaksurekisteri: Tiedot luovutetaan tilitoimistolle. Luovutus perustuu lainsäännökseen.

  • Uutiskirjeen tilaajarekisteri: Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle lukuun ottamatta uutiskirjeen tilaajarekisteriä, joka sijaitsee MailChimp-sovelluksen palvelimella EU-alueen ulkopuolella. Henkilötiedot ovat kuitenkin suojattuna henkilötietolain edellyttämällä tavalla.

  • Asukki-lehden tilaajarekisteri: Tiedot luovutetaan painotalolle Asukki-lehden lähettämistä varten.

  • Lahjoittajarekisteri: Henkilötietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille.

  • Yökeskus Kalkkersin kävijärekisteri: Henkilötietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille.

  • Yksilöohjauksen ja tuen kävijärekisteri: Henkilötietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille. Tietoja voidaan luovuttaa kävijän pyynnöstä kolmannelle osapuolelle, esim. asuntohakemus. Kävijärekisteriä pidetään yllä vain asioiden hoitamisen vuoksi, esim. vuokra-asuntohakemus ja siihen liittyvä lausunto.

  • Vepan kameravalvontarekisteri: Henkilötietoja/tallenteita ei luovuteta kolmansille osapuolille. Hätätilanteessa esim. poliisin pyynnöstä Vva ry voi joutua luovuttamaan kameravalvonnan tallenteita henkilöiden henkeen ja terveyteen sekä omaisuuteen suojaamiseksi. Luovutus perustuu lain säännökseen sekä joissain tapauksissa henkilön omaan suostumukseen.

  • NOAT-hankkeen asiakasrekisteri: Henkilötietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille.

  • Vapaaehtoistoiminnan rekisteri: Henkilötietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille.

  • Tupa-tilapäismajoitusyksikön kameravalvontarekisteri: Henkilötietoja/tallenteita ei luovuteta kolmansille osapuolille. Hätätilanteessa esim. poliisin pyynnöstä Vva ry voi joutua luovuttamaan kameravalvonnan tallenteita henkilöiden henkeen ja terveyteen sekä omaisuuteen suojaamiseksi. Luovutus perustuu lain säännökseen sekä joissain tapauksissa henkilön omaan suostumukseen.

Yhdistys ei lähtökohtaisesti luovuta henkilötietoja kolmansille osapuolille ilman henkilön suostumusta, ellei sopimuksen täytäntöönpano edellytä sitä tai kyseessä ole lain määräämä velvoite. Hätätilanteessa Vva ry voi joutua luovuttamaan rekisteröidyn henkilötietoja hänen henkensä ja terveytensä sekä omaisuutensa suojaamiseksi.

Vva ry käyttää viestinnässä Meltwater-mediatiedotejakelua. Meltwater on Norjassa perustettu, Yhdysvalloissa kotipaikkaansa pitävä ohjelmistoyritys, jonka palvelussa on toimittajat yhteystietoineen kaikilta tärkeiltä markkina-alueilta Suomesta ja kansainvälisesti.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterin käyttö edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu. Käyttöoikeus päättyy rekisterinpitäjän siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten rekisterin käyttöoikeus on hänelle myönnetty.

Henkilötietoja käsitellään muun muassa Clara-jäsenrekisterijärjestelmässä, Squarespace-verkkosivualustalla, MailChimp-palvelussa sekä yhdistyksen hallinnoimissa suojatuissa tiedostoissa ja tietojärjestelmissä. Käyttöoikeudet on rajattu työtehtävien perusteella.

Pääsy kameravalvonnan reaaliaikaiseen kuvamateriaaliin on vain Vva ry:n työntekijöillä. Pääsy kameravalvonnan digitaalisiin tallenteisiin on rajattu. Tallenteita käsittelevät vain sellaiset työntekijät, joiden työnkuvaan tallenteiden se kuuluu. Kuvatallenteet poistuvat järjestelmästä, kun eivät ole enää tarpeellisia.

Tupa-tilapäismajoitusyksikön kameravalvonta on toteutettu Kampin Huolto Oy:n kautta ostopalveluna.

10. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää sähköpostilla rekisterinpitäjälle tai tietosuojavastaavalle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä tai tietosuojavastaava vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

11. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää rekisterinpitäjälle tai tietosuojavastaavalle sähköpostilla. Rekisterinpitäjä tai tietosuojavastaava voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä tai tietosuojavastaava vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

12. Muutokset tietosuojaselosteeseen

Vailla vakinaista asuntoa ry voi joutua tarpeen mukaan muuttamaan ja päivittämään tätä tietosuojaselostetta. Muutokset voivat perustua myös tietosuojaa koskevan lainsäädännön muuttumiseen.